Organiser un séminaire : combien de temps faut-il s'y prendre à l'avance ?



Vous devez organiser un séminaire d'entreprise ? Dans un monde idéal, il faudrait commencer à bosser dessus un an à l'avance. Mais bon, on sait ce que c'est : en matière de planning et d'organisation, le monde idéal n'existe pas. Donc on a essayé de réduire pour vous au minimum le temps de préparation d'un séminaire. Résultat des comptes : il vous faut compter au moins 3 mois. Et vous allez voir que c'est serré...

  • J-90 : La date du séminaire et la destination doivent être bloquées, la liste des invités aussi. 
  • J-75 : L'hébergement doit être booké. Et pour plus de sérénité, autant faire appel à un spécialiste de l'hébergement de groupe. 
  • J-60 : Le transport doit être réservé pour vos invités, surtout si vous partez loin. Sinon, ça risque de vous coûter très cher ou de vous contraindre à passer des nuits en bus. 
  • J-30 : Vous devez vous assurer que tout est géré au niveau de la restauration sur place, de la logistique et du matériel (informatique et autre).
  • J-15 : Le programme complet du séminaire (conférences, ateliers de travail, animations, soirées, activités "team building"...) doit être fixé et communiqué aux invités. Si vous avez des speakers ou des intervenants extérieurs, tout doit également être organisé pour eux. 
  • J-7 : Refaites un double-check de tous les éléments qui précèdent, histoire d'éviter de mauvaises surprises à l'arrivée. Et pensez bien à envoyer un reminder à tous les invités !
  • J-1 : Tâchez d'arriver la veille du séminaire (ou quelques heures avant tout le monde). Préparez les salles, vérifiez le bon fonctionnement du matériel. Et assurez-vous que tout est OK en termes de logistique. 

Vous voilà prêt(e) pour le jour J : bon séminaire à vous !


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